津电大督〔2013〕20号

校内相关部门：

按照2013年重点工作任务的要求，学校要对教学和教务管理文件进行梳理并汇编成册，为有效落实学校任务，现将有关工作安排如下。

一、文件梳理的范围

1.梳理范围：涉及开放教育招生管理、教学管理、考务管理、学籍管理、师资管理、资源建设与管理、评估督导、系统建设等8个方面的工作文件。

2.文件级别：面向系统发布的适用于学校开放教育（不含“一村一”）教学和教务管理工作的央校（国开）、学校和处级文件，对于仅规范本部门工作的制度不纳入本次汇编工作，如直属四学院内部的管理规定等。

3.涉及部门：招生与学生工作处、教务处、教学评估督导处、教学资源建设与管理处、教材中心、人事处等6个部门。

4.特别说明：为方便各部门审定，质管办依据国家开放大学相关文件暂将教学和教务管理工作划分为65个管理环节，并列入部门手册中的学校和处级相关文件（详见附件《开放教育教学和教务管理文件使用现状统计表》，以下简称“统计表”），各部门可根据实际情况提出修订意见。

二、文件梳理的实施

本次文件梳理汇编工作将按照“明确职责分工、清查现有文件、完善制度建设”三个步骤进行。

（一）明确部门职责分工，审定“管理环节”设置的准确性

相关部门结合岗位职责梳理本部门重点管理环节，审定“统计表”中划分的管理环节是否准确、责任部门是否合理。

操作：在“环节梳理结果”栏目的对应状态划“√”，需增加或修改的环节用红色字体标识“管理环节名称”。

（二）清查现有文件的适用情况

审定“统计表”中列出的文件的适用状态，应避免出现一事多文或遗漏制度的情况。

操作：在“文件核查结果”栏目的对应状态划“√”。

1.  对“统计表”中未列出，而实际已发布实施的各级各类文件，可直接在表内插入行做“增加”。

2.  对需补充制定的新文件，可直接在表中插入行做“新建”，同时填入拟定的文件名称。

3.  “统计表”中列出的“适用、修订、增加”的文件，请补充完善相关信息，例如部门手册编号、文号、文件级别等。

4.  对于标注“修订”、“新建”的文件，请明确“拟完成时间”。

（三） 完善制度文件体系

本次梳理结果经校领导审定后，各部门开始修订完善相关制度文件，质管办据此汇编我校开放教育教学和教务管理文件汇编，并在学校OA系统的公共文件柜内发布，逐步推进电子化文件管理。

    三、梳理汇编的时间安排

1.请相关部门12月25日（周三）前，将填写完整的“统计表”和其中标注“适用”、“增加”的文件（电子版）通过OA传送质管办。

2. 各相关部门新建的开放教育教学和教务管理文件，请于审批实施后一日内将文件（电子版）通过OA传送质管办。

3. 请部门指派1名内审员负责此项工作，于12月18日（周三）15：:30在2号楼701室（质管办办公室）参加相关工作说明会。

附：开放教育教学和教务管理文件使用现状统计表（质量管理体系文件梳理）

                                       2013年12月17日

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